Εγκύκλιο εξέδωσε το υπουργείο Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης με αφορμή το αριθ. πρωτ. 883/22-6-2011 έγγραφο του Διεθνούς Πανεπιστημίου της Ελλάδος (Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου) και την άρνηση ορισμένων διοικητικών αρχών και ΚΕΠ να επικυρώσουν αντίγραφα των εγγράφων που εκδίδει (π.χ. πτυχία, αναλυτικές βαθμολογίες κλπ.). Η αιτιολογία της άρνησης επικύρωσης είναι ότι συντάσσονται στην αγγλική γλώσσα.
Για το λόγο αυτό και προκειμένου να αρθούν οι όποιες αμφισβητήσεις και να εφαρμόζονται οι διατάξεις κατά ενιαίο και ομοιόμορφο τρόπο από όλη τη Διοίκηση, διευκρινίζονται τα ακόλουθα:
Η επικύρωση αντιγράφων εγγράφων προβλέπεται από τις διατάξεις της παραγράφου 2 του άρθρου 11 του Ν. 2690/99, (ΦΕΚ 45/Α΄/9-3-1999), όπως τροποποιήθηκαν με αυτές της παραγράφου 5 του άρθρου 16 του Ν.3345/2005 (ΦΕΚ138/Α΄/16-6-2005).
Ειδικότερα:
Κάθε πολίτης μπορεί να ζητήσει, από οποιαδήποτε Διοικητική Αρχή (δημόσιες υπηρεσίες, ΟΤΑ α΄ και β΄ βαθμού, Ν.Π.Δ.Δ.) ή τα Κ.Ε.Π. την επικύρωση αντιγράφου εγγράφου, το οποίο έχει εκδοθεί από Ελληνική Διοικητική Αρχή, από το πρωτότυπο ή το ακριβές αντίγραφο της αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο (άρθρο 16, παρ.5 του ν. 3345/2005).
Συναφώς, υπενθυμίζεται ότι, σε εφαρμογή των ίδιων ως άνω διατάξεων, απλά αντίγραφα των εκδοθέντων από τις ημεδαπές διοικητικές αρχές εγγράφων μπορούν να υποβληθούν στη Διοίκηση συνοδευόμενα από την κατά την παρ. 5 του άρθρου 3 του ίδιου Κώδικα υπεύθυνη δήλωση, στην οποία ο ενδιαφερόμενος βεβαιώνει την ακρίβεια των στοιχείων. Τα απλά αυτά αντίγραφα γίνονται, επίσης, υποχρεωτικώς αποδεκτά από τη Διοίκηση, όπως τα πρωτότυπα.
Επίσης, με τις ίδιες ως άνω διατάξεις καθιερώθηκε το δικαίωμα των πολιτών, να ζητήσουν από όλες τις Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π., την επικύρωση αντιγράφων ιδιωτικών εγγράφων και εγγράφων που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές, από ακριβή αντίγραφα αυτών, εφόσον έχουν επικυρωθεί, προηγουμένως, από δικηγόρο. Αντίγραφο του ήδη επικυρωμένου από δικηγόρο ακριβούς αντιγράφου, επικυρώνει οποιαδήποτε Διοικητική Αρχή όσες φορές απαιτείται.
Ο λόγος για τον οποίο οι Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π. επικυρώνουν αντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων και εγγράφων αλλοδαπών αρχών, μόνο από το ακριβές αντίγραφο του δικηγόρου, οφείλεται στο γεγονός ότι ο ισχύων Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας (ν. 2690/99), δεν τους παρέχει τη δυνατότητα να επικυρώνουν αντίγραφα των ιδιωτικών εγγράφων ή των εγγράφων αλλοδαπών αρχών, από το πρωτότυπό τους, σε αντίθεση με τον «Κώδικα περί Δικηγόρων».
Από τα προεκτεθέντα, είναι λοιπόν προφανές ότι κατά τη διαδικασία της επικύρωσης αντιγράφων εγγράφων δεν αποτελεί κριτήριο η γλώσσα σύνταξής τους, αλλά ο εκδότης των εγγράφων αυτών, δηλαδή αν έχουν εκδοθεί από ημεδαπή διοικητική αρχή ή αλλοδαπή αρχή ή ιδιωτικό φορέα, καθόσον ο «Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας»- ν. 2690/99, όπως ισχύει, ρυθμίζει το θέμα της επικύρωσης των αντιγράφων εγγράφων χωρίς να διακρίνει μεταξύ εγγράφων συντεταγμένων σε ελληνική και ξένη γλώσσα.
Κατά συνέπεια, τα έγγραφα που εκδίδουν οι ημεδαπές διοικητικές αρχές (όπως, εν προκειμένω το Διεθνές Πανεπιστήμιο της Ελλάδος) επικυρώνονται υποχρεωτικά από τη Διοίκηση από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο, ανεξαρτήτως της γλώσσας στην οποία συντάσσονται τα έγγραφα αυτά.
Ακολούθησε το Diorismos στο Google News! Με την υπογραφή του www.diorismos.gr
